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Riuniti a distanza
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Il lockdown e i vincoli che persistono nelle fasi successive hanno aguzzato il nostro ingegno trasportando anche i meno avvezzi all'uso di Internet nel mondo della Rete. Abbiamo trascorso e continuiamo a trascorrere ore e ore davanti a uno schermo: lezioni online, aperitivi online, cene online, lavoro online e, soprattutto, riunioni online. "Call", come orami si dice abitualmente, a tutte le ore. Molti, moltissimi, di noi hanno vissuto una parabola emotiva: spiazzati, entusiasti, perplessi e delusi, chi più chi meno, di questa nuova modalità di lavorare e di prendere decisioni.

Ciò che accade è proprio questo: anche in uno stesso gruppo è facile trovare chi è entusiasta e chi, spesso in silenzio, prova un sentimento di insoddisfazione e di estraniamento. Le riunioni online non sono in verità tutte uguali. Vedersi e potersi parlare ci pare possa permetterci di trasportare quanto accade nel mondo reale in quello virtuale, realizzando una sorta di fotocopia perfetta senza differenze né perdita di qualità. Spesso ci si concentra sugli svantaggi di carattere tecnologico: chi non sente, chi si blocca come una statua di sale per la caduta della connessione, chi entra ed esce dalla stanza virtuale, chi si vede ma non si sente e viceversa. Meri epifenomeni rispetto a un’altra variabile che riguarda le reti di comunicazione e la differenza profonda tra una relazione in presenza e una relazione virtuale.

Per quanto riguarda quest'ultimo aspetto, c’è da tenere presente che il linguaggio del corpo è uno strumento tanto potente quanto spesso inconsapevole che, tra le varie funzioni, permette a chi parla e a chi ascolta di ricevere feedback continui sullo stato dell’uno e dell’altro (se sta ascoltando, se ciò che viene detto è compreso, se si desidera ribattere) e di organizzare i "turni" di parola e lo scambio verbale: sguardo, postura, cenni del capo. Quando siamo online questa parte della comunicazione viene molto ridotta, sia perché chi si connette non sempre si vede (si pensi alle improbabili inquadrature di lampadari o pavimenti, o zoomate improbabili su fronte e capelli, un occhio, il mento), sia perché noi guardiamo contemporaneamente diverse finestre del nostro pc, ma non riusciamo a gestirle tutte in contemporanea come se fossimo in presenza. Cosicché la nostra attenzione si sposta in modo tra l’una e l’altra (almeno quando si ha la fortuna di poter disporre di programmi che fanno vedere tutti i partecipanti). In questo modo però la comunicazione viene praticamente dimezzata, mancando il corpo, e si crea l’effetto spesso di un silenzio in cui ognuno aspetta che un altro parli, o, all’opposto, una sovrapposizione di interventi.

Ma perché faccio una riunione, reale o virtuale che sia? Posso fare una riunione per informare, per decidere, per creare. A seconda dei casi i canali di comunicazione che costruisco con i partecipanti potranno essere più o meno funzionali e portare a risultati più o meno soddisfacenti. La psicologia, e in particolare la psicologia sociale e dei gruppi, ha studiato diversi aspetti che entrano in gioco nella dinamica di gruppo. Tra questi le reti di comunicazione, ovvero chi parla con chi, e come queste influenzano efficacia ed efficienza dei gruppi e il livello di partecipazione. Nella nostra esperienza di riunioni ci troviamo a seguire alcune regole implicite, senza sapere bene quando intervenire e con chi. Tali regole formano una rete di connessioni tra noi e gli altri. In alcune riunioni, per esempio, sappiamo che non possiamo parlare con le persone che ci sono a fianco, ma solo con chi conduce la riunione e a lui solo ci riferiamo. In altre riunioni invece, sappiamo che possiamo parlare con tutti e tutti possono parlare con noi, alla pari. Nel primo caso siamo all’interno di una rete di comunicazione centralizzata, quasi fosse una ruota il cui perno è il responsabile della riunione e i raggi sono invece i partecipanti che interagiscono solo con il responsabile; nel secondo caso invece siamo in una rete completamente aperta, dove tutti sono in contatto con tutti.

Le reti di comunicazione influenzano i risultati delle riunioni e possono essere più o meno adatte a seconda del tipo di riunione che voglio fare o a cui partecipo e, vedremo, a seconda del mezzo che uso: online o in presenza. Le reti "a ruota" hanno il vantaggio di essere molto veloci, mentre le reti "aperte" hanno il vantaggio di facilitare la partecipazione e il contributo di tutti. Le reti a ruota, d’altro canto, possono facilmente escludere, come quando si perde la connessione e ci si ritrova catapultati fuori dalla riunione virtuale, arrancando tra messaggi di testo ai colleghi o chiamate al cellulare per farsi riammettere; le reti aperte invece hanno lo svantaggio che, partecipando tutti, i tempi si allungano, per cui producono riunioni lente (e spesso mortalmente noiose).

Le riunioni virtuali non solo riducono molto gli aspetti non verbali della comunicazione, ma, proprio per come è fatto il mezzo, forzano i partecipanti a strutturare relazioni comunicative vicine alla rete a ruota. Se dunque siamo in una condizione in cui il gruppo deve prendere decisioni di peso in situazioni complesse, che richiedono diversi punti di vista, diverse specializzazioni, conoscenze e competenze, che comportano la definizione di una strategia, come accade per decisioni politiche o decisioni di indirizzo in una organizzazione, allora è necessario utilizzare una rete completamente aperta, perché abbiamo bisogno del contributo di tutti. Che cosa può dunque accadere se mi trovo a fare riunioni virtuali con obiettivi complessi – come decisioni importanti o sviluppo di progetti – e uso al contempo una rete di comunicazione a ruota?

Le conseguenze principali sono innanzitutto una perdita di informazioni e di contributi importanti per mancato inserimenti nel processo comunicativo di membri del gruppo. Si ha poi decisionismo  – ossia l'illusione di avere consultato tutti, ma alla fine si è presa una decisione sulla base di poche informazioni di pochi   –, bassa partecipazione e frustrazione per mancato coinvolgimento: chi non ha mai fatto una riunione virtuale navigando in internet o rispondendo su un altro device con messaggi di testo, anche trasversalmente verso i partecipanti alla riunione o fuori da essa?

Infine, si crea spesso un'illusione di unanimità, dal momento che non si riescono ad attivare tutti i canali e che non sempre riescono a parlare tutti i partecipanti, i pochi interventi di chi è riuscito rimangono e il silenzio degli altri è interpretato come accordo.

In conclusione, non è oro tutto quello che luccica: se devo informare o essere aggiornato allora evviva le riunioni virtuali, ma se devo prendere una decisione importante o raggiungere un obiettivo in un contesto complesso o sviluppare qualcosa e non posso farlo in autonomia, allora attenti alle riunioni virtuali e a cedere a un autoritarismo ammantato di illusoria democraticità. Un fatto, questo, che è tanto più cruciale se rapportato ai processi politici delle istituzioni democratiche; penso ad esempio il Parlamento europeo, che durante la plenaria del 26 marzo ha utilizzato per la prima volta la procedura di voto a distanza.

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